Un responsable des services généraux traverse un étage de bureaux un mardi après-midi : la moitié des postes sont vides, deux salles de réunion sur trois ne sont pas utilisées. Il n’a aucun moyen de le prouver avec des chiffres, seulement une impression, répétée chaque semaine, sans donnée pour l’objectiver auprès de la direction.

Le problème ? L’entreprise continue de payer un loyer calculé sur la totalité de ses surfaces, sans savoir lesquelles sont réellement occupées, ni à quel moment de la semaine.

Ce scénario, de nombreuses entreprises et gestionnaires d’immeubles tertiaires le vivent depuis la généralisation du télétravail et des organisations hybrides. Le bâtiment n’a pas changé, mais la façon dont il est réellement habité au quotidien, si.

Sans donnée d’occupation, impossible de savoir si un étage entier pourrait être libéré, si une salle de réunion est réellement sous-utilisée, ou si l’espace est simplement mal réparti entre les équipes.

Une bonne part des entreprises pressentent d’ailleurs ce décalage sans pouvoir le documenter : la majorité des dirigeants du secteur technologique voient dans les objets connectés le moyen de transformer les bureaux en lieux de travail plus intelligents. L’intention est donc largement partagée ce qui manque encore, dans la pratique, c’est la donnée d’usage elle-même, faute d’avoir instrumenté les espaces concernés.

Le coût de cette incertitude n’est pas anodin. Un mètre carré de bureau loué et chauffé, mais jamais occupé, continue de peser sur le budget immobilier au même titre qu’un poste pleinement utilisé — sans qu’aucun indicateur ne permette de le distinguer dans les comptes. Multiplié sur plusieurs étages et plusieurs années de bail, cet angle mort peut représenter un budget correctif significatif, invisible tant qu’aucune mesure n’a été engagée.

La bonne nouvelle : un simple capteur de mouvement, posé dans chaque pièce, suffit aujourd’hui à mesurer l’occupation réelle d’un bâtiment, sans caméra ni système complexe.

MClimate PIR — Capteur de mouvement LoRaWAN pour mesurer l’occupation réelle des espacesLe MClimate PIR se pose dans une salle en quelques minutes et signale sa fréquentation réelle, sans jamais capter d’image.Détection de présence — signale un mouvement dans la pièce, sans caméra ni reconnaissance d’image.Température et humidité — mesure aussi le confort de la pièce en complément de l’occupation.Sans câblage — se pose au mur ou au plafond en quelques minutes, sans intervention lourde.Autonomie de plusieurs années — fonctionne sur pile, sans maintenance récurrente.

1. Un loyer calculé sur la surface, pas sur l’usage

Sans données d’occupation, un gestionnaire immobilier ne peut s’appuyer que sur des impressions ou des sondages ponctuels rarement suffisants pour justifier une décision d’aménagement ou de renégociation de bail.

Sans capteurs d’occupation	Avec des capteurs installés
Une impression de sous-occupation, non chiffrée	Un taux d’occupation réel, mesuré salle par salle
Aucune donnée pour arbitrer un réaménagement	Des données pour décider où réduire ou réorganiser
Des salles de réunion réservées mais inutilisées	Des créneaux réellement occupés, identifiables

2. Ce que change une mesure d’occupation réelle

Sur les coûts immobiliers : identifier les espaces durablement sous-utilisés permet d’envisager une réduction de surface ou une renégociation de bail, en s’appuyant sur des chiffres.

Sur l’organisation des espaces : les données d’occupation aident à repenser la répartition entre postes fixes, salles de réunion et espaces partagés.

Sur le confort des équipes : mieux connaître les usages réels permet d’ajuster le nombre de salles disponibles aux besoins effectifs, plutôt qu’à une estimation.

Sur la sobriété énergétique : une salle identifiée comme durablement inoccupée peut être exclue des cycles de chauffage, de climatisation ou d’éclairage automatisé, ce qui réduit les consommations sans dégrader le confort des espaces réellement utilisés.

3. Mesurer l’occupation de ses espaces : la méthode

Étape 1 — Cibler les espaces à observer

Choisir en priorité les salles de réunion, les open spaces et les zones dont l’usage réel est incertain.

Étape 2 — Installer les capteurs

Poser un capteur de mouvement tel que MClimate PIR dans chaque espace ciblé, sans câblage ni travaux.

Étape 3 — Laisser les données s’accumuler

Observer l’occupation sur plusieurs semaines pour dégager des tendances fiables, au-delà des variations ponctuelles.

Étape 4 — Ajuster l’organisation des espaces

S’appuyer sur les données recueillies pour décider des réaménagements, réductions ou réorganisations pertinentes.

Checklist avant déploiement

☐ Choisir en priorité les espaces dont l’usage réel est incertain ou contesté

☐ Prévoir une période d’observation d’au moins quelques semaines avant toute décision

☐ Informer les équipes de l’installation des capteurs et de leur objectif

☐ Définir qui aura accès aux données d’occupation recueillies

4. Par où commencer : les espaces à prioriser

Équiper un bâtiment entier dès la première phase n’est ni nécessaire ni souhaitable. Certains types d’espaces génèrent des enseignements plus rapides et plus exploitables que d’autres, et méritent d’être instrumentés en priorité avant d’envisager une extension.

Type d’espace	Pourquoi le prioriser	Ce que les données révèlent généralement
Salles de réunion	Souvent réservées bien plus qu’elles ne sont réellement utilisées	L’écart entre réservations et présence effective
Postes de travail / open space	Poste de coût le plus élevé au mètre carré	Le taux d’occupation réel selon les jours de la semaine
Espaces de convivialité	Usage difficile à estimer sans donnée de terrain	Les pics de fréquentation et les créneaux calmes
Salles de formation	Utilisation ponctuelle, dimensionnement souvent incertain	La fréquence d’utilisation réelle sur l’année

Dans la pratique, un déploiement qui commence par les salles de réunion et quelques zones d’open space suffit généralement à révéler des tendances exploitables en quelques semaines. Les enseignements obtenus sur ce périmètre restreint permettent ensuite d’orienter, avec de meilleurs arguments, une extension du dispositif au reste du bâtiment plutôt que de l’équiper intégralement dès le départ.

5. Une question légitime : la vie privée des collaborateurs

Parler de capteurs dans les bureaux soulève naturellement une question : ces dispositifs surveillent-ils les personnes ? Un capteur de mouvement de type PIR ne capte ni image ni son : il détecte une variation de chaleur dans son champ de vision, sans distinguer qui se trouve dans la pièce. La donnée remontée est un état de présence ou d’absence, jamais une identité.

Cette distinction change la nature du projet. Il ne s’agit pas de suivre des individus, mais de mesurer l’usage d’un espace dans son ensemble, à l’échelle d’une salle et non d’une personne. Communiquer clairement ce point auprès des équipes, avant l’installation, permet d’éviter tout malentendu et de recueillir l’adhésion nécessaire au bon déroulement du projet.

Conclusion : décider avec des données plutôt qu’avec une impression

Revenons au responsable des services généraux du scénario d’ouverture. Avec des capteurs installés dans les salles de réunion et les open spaces, son impression d’un étage à moitié vide devient un chiffre précis, exploitable pour ouvrir une discussion sur l’aménagement des locaux.

C’est exactement ce que permet le MClimate PIR : transformer une simple impression de terrain en donnée d’occupation fiable, pour décider plutôt que supposer.

Pour les entreprises et gestionnaires d’immeubles tertiaires qui souhaitent mieux connaître l’usage réel de leurs espaces, des distributeurs spécialisés comme Aurecom accompagnent chaque étape du projet : du choix des espaces à équiper jusqu’au déploiement complet des capteurs, pour des bâtiments mieux occupés et plus faciles à piloter au quotidien.